To Do List로 생산성 향상 - <목표를 이뤄내는 기술, TO DO LIST>

To Do List로 생산성 향상 - <목표를 이뤄내는 기술, TO DO LIST>

 

개인적으로 하고 싶고, 배우고 싶고, 또 마땅히 해야 할(일이라든가 인생의 숙제라든가) 것이 너무 많았다. 물론 지금도 그런 마음에 변함이 없는데 하고 싶고, 해야 할 것이 많으면 종종 어디서 어떤 것부터 해야 할지 무엇부터 쳐내야 할지 여전히 고민이 된다. 당장 시급하고, 중요한 일부터 끝내고 덜 급하고, 덜 중요한 일은 나중에 해야 한다는 것은 알고 있지만 좀처럼 쉽지 않았다.

 

고민을 하다가 생각한 것이 To Do List를 만들어 일의 우선순위를 정하고, 하나씩 끝낼 때마다 체크해 나가며 성취감을 느껴보자는 것이었다. 나름 여러 가지 도구를 써봤다. 플랭클린 다이어리부터 분더리스트, 투두 이스트, 구글 킵, 노션까지... 하지만, 툴을 이용한다고 제대로 되는 것은 아니었다. ㅠㅠ 

 

생산성 향상을 위해 To Do List를 제대로 만드는 방법에 관한 책이 있어 정리해 소개해 본다. 

 

 

To Do List 사용이 실패하는 이유

To Do List는 많은 사람이 이용하는 방법이지만, 효과적인 작성법을 제대로 알고 있는 사람은 많지 않다. 리스트를 만드는 방법에 대해 제대로 배우지 못하면 도리어 효율성을 떨어뜨린다. 저자는 이것을 '생산성 패러독스'라고 부르는데, 각 과제를 제대로 해결하지 못하면 리스트만 산처럼 쌓이고, 스트레스만 함께 늘어간다!

 

(1) To Do List 가 필요한 이유

제대로 된 To Do List는 다음과 같은 효과를 얻을 수 있다.

1. 일에 대한 통제권을 얻게 해 준다.
2. 마감을 지키게 해 준다.
3. 해야 할 일을 제때에 진행하도록 해 준다.
4. 귀중한 시간 낭비를 막을 수 있다.
5. 짧은 시간 내에 더 많은 일을 끝내게 해 준다.
6. 스트레스를 줄일 수 있다.
7. 집중도를 높일 수 있다.
8. 초조함, 죄책감을 덜어준다.

 

하지만, 도리어 생산성 패러독스에 붙잡혀 To Do List가 목표 달성을 방해하는 경우도 있는데, 한 통계에 의하면 41%의 사람들이 To Do List의 항목을 완수하지 못한다. 또, 어떤 경우에는 10분 만에, 또 다른 경우에는 1시간 내에 완수하는 경우도 있다. 이것은 효과 없는 리스트가 많다는 것을 의미하는 통계로 실행하지 않거나 실행하지 못하거나, 실행하지 않아도 될 리스트가 많다는 것과 굳이 리스트에 추가하지 않아도 될 작은 일들도 많다는 것을 의미한다.

 

(2) To Do List에 실패하는 이유

사람들이 To Do List를 완수하지 못하고 실패하는 이유는 다음과 같다.

1. 목적을 잘못 알고 있다.
To Do List는 일을 마치기 위해 작성하는 것이 아닌 업무와 프로젝트를 정리하고, 중요도가 높은 일을 찾아 집중하기 위해 만드는 것이다. 리스트로 만들며 생각의 조각을 모으고, 우선순위가 높은 일을 한눈에 파악해야 한다.

2. 마감일이 없다.
To Do List에 마감이 없으면 완수하지 못한 항목이 쌓이면서 리스트가 점점 더 길어지게 된다.

3. 너무 길다.
To Do List를 만들 때에 너무 많은 항목을 만들면 통제에서 벗어나고, 주위를 분산시킨다. 또, 리스트가 너무 많으면 미루는 것이 쉬워진다.

4. 변수가 너무 많다.
리스트의 항목이 두루뭉술하거나 3분 내 끝낼 수 있는 일 혹은 무기한 연장해도 될 일들이 있다면 관리도, 실행도 어렵다.

5. 선택 안이 너무 많다.
변수가 많을 때에 선택해야 할 것이 많아지는 것을 의미하는데 어떤 것부터 할지 결정하기 어렵다. 

6. 맥락이 생략되어 있다.
항목별 맥락 없이 시간, 우선순위, 목표 상관없이 해야 할 일만 적는 경우 당장 신경 써서 해야 할 업무가 무엇인지 파악하기 어렵다. 

7. 두루뭉술하다.
세부적으로 해야 할 것들이 많은 것을 하나의 항목으로 만들면, 수십 가지 과정이 딸린 일을 해나갈 때 쉽지 않다. 항복이 세세할 때에 일의 진행이 명확해진다.

구체적 목표가 없다.
리스트의 각각의 항목들에는 구체적인 목표가 있어야 한다. 리스트가 각 항목을 완수해야 할 이유를 알려주어야 한다.

 

(3) 사람들이 To Do List를 만드는 방법

1. 단 하나의 종합 리스트

해야 할 일을 떠오르는 대로 하나의 리스트에 적는 것. 리스트가 길어지고, 선택 안이 너무 많으며, 변수도 많아진다. 게다가 3분 내 끝날 일과 3시간이 걸릴 일이 모두 리스트에 있어 관리가 어렵다. 리스트에 모든 것을 적는 것은 To Do List를 만드는 첫 단계에 불과한 과정으로 각 과제들을 우선순위와 맥락, 기타 요소에 따라 정리하는 것이 필요하다.

 

2. 과제 + 시작일 + 마감일 리스트

해야 할 일을 리스트에 적고, 시작일과 마감일을 함께 기록하는 방법. 각 항목들이 언제 시작해야 하는지 알 수 있어 시작일이 남아 있는 일들은 천천히, 마감일 다가오는 일들은 빨리 진행할 수 있지만 그것만으로는 어떤 게 중요한지 그 중요도를 알 수 없다.

 

3. 한쌍의 To Do List: 마스터 리스트와 데일리 리스트  

종합 목록(마스터 리스트)과 일일 목록(데일리 리스트) 두 가지를 만들어 관리하는 방법. 마스터 리스트에는 떠오르는 일들을 모두 기록하고, 데일리 리스트는 오늘 하루 동안에 해결할 일들을 기록한다. 마스터 리스트에 있는 항목들 중 가까운 시일 내 해결해야 할 일을 데일리 리스트로 옮겨 수행할 수 있다. 단, 무작정 늘어나는 마스터 리스트로 할 일이 쌓이고, 여전히 우선순위가 낮은 일에 시간이 낭비될 수 있다. 

 

4. 3+2 

3가지 큰일과 2가지 작은 일 공식. 매일 그날에 처리해야 할 일을 5가지만 고르고, 1~2시간이 걸리는 일은 큰일, 30분 이하는 작은 일로 정해 관리하는 것. 시간에 맞춰 일의 범위를 정할 수 있고, 처리해야 할 항목이 5개로 간단해 정신이 덜 분산된다. 다만, 리스트에 등록되는 일에 맥락이 부여되지 않아 어떤 게 중요한 것인지 알 수 없다. 자잘한 일이 많아질 때에는??? 2개로 충분하지 않다. 

 

5. 1-3-5 규칙

매일의 할 일을 큰 과제 1개, 중간 규모 과제 3개, 자잘한 과제 5개로 정리하는 것. 3+2보다 융통성 있게 관리할 수 있지만, 역시 맥락을 파악하기 어렵고, 매일 등록할 9개의 리스트를 어떻게 관리할지(마스터 리스트), 그리고 하나의 항목에 여러 가지 할 일이 있을 때 어떻게 정리할지가 어렵다. 

 

6. 프로젝트 중심 To Do List

진행하고 있는 프로젝트를 중심으로 To Do List 항목을 작성하는 것. 프로젝트 당 하나씩 여러 개의 리스트를 작성하게 된다. 프로젝트 별로 리스트를 정리하기 때문에 자동으로 과제별 맥락이 만들어진다. 진행 중인 프로젝트를 한눈에 파악하기에도 용이하다. 단, 하루 업무를 관리하는 부분이 고려되지 않는다. 

 

7. 3MIT(Most Important Task)

하루에 가장 중요한 일 3가지를 선별해 끝내기. 그날에 끝내야 할 일에 걸리는 시간에 따라 일찍 마치거나 하루 종일 걸릴 수도 있다. 3가지를 선택하는 기준을 정하고, 맥락을 부여하는 게 중요하다.

 

8. 칸반 보드

하나의 보드에 준비-진행-완료 등의 상황을 기록해 각기 다른 프로젝트 및 업무를 한눈에 보는 방법. 현재 진행 중인 프로젝트와 업무 들을 한 번에 시각적으로 보여주고, 가치가 높은 항목을 알아보기 쉬우며, 마감일을 명시해 우선순위를 정하기 쉽다. 진척 상황을 파악하기 쉽고, 맥락을 알기도 쉽다. 하지만, 작은 과제들은 잊히기 쉽다. 

9. 행렬 시스템(아이젠하워 박스)

해야 할 일을 중요도와 시급한 일의 단계에 따라 나누는 것. 어떤 항목에 신경 써야 하고, 어떤 항목을 무시해도 되는지 쉽게 파악하고, 중요도 높은 프로젝트와 연계된 업무 파악도 용이하다. 단, 각 작업의 맥락 파악이 어렵다.

 

 

10. 무조건 해치우기(GTD)

Getting Things Done. 해야 할 일을 모두 리스트화 하고, 그에 따른 세부적인 할 일들을 나눠 정리한다. 바로 실행 가능하지 않은 일을 따로 빼두고, 바로 실행 가능한 일들 중 한 단계에, 2분 이내, 직접 처리 가능한 것부터 쳐낸다. 머릿속 생각을 정리하는데 초점을 맞춘 방식이지만, 잡다한 것들이 많아질 경우 역효과를 낼 수 있다. 

 

(4) 궁극의 To Do List 작성법

⭐⭐ 효과적인 To Do List 작성을 위해서 아래와 같은 순서를 따르면 좋다.

 

1. 현재 과제와 향후 과제를 분리한다.

현재 과제 : 그날그날 마쳐야 할 일 / 향후 과제 : 당장 할 일은 아니지만 언젠가 해야 할 일 

그날그날 해야 할 일을 놓치지 않기 위해서 현재 과제 리스트를 만들어 그날의 할 일을 관리하고, 향후 과제에 들어간 내용들을 골라 현재 과제를 정할 때 참고한다.

 

2. 원하는 결과에 따라 과제를 분류한다.

리스트에 올린 항목에는 그것을 해야 할 이유를 붙인다. 반드시 적어야 완수할 마음이 생긴다.

 

3. 프로젝트를 하위 작업들로 잘게 쪼갠다.

 

4. 각 과제마다 마감일을 부여한다.

마감일은 현실적이어야 하며, 마감을 정한 이유를 알아야 한다. 필요하다고 생각되는 것보다 적은 시간을 할당한다.

 

5. 과제의 개수를 7개로 제한한다.

-데일리 항목의 개수는 7개로 제한하고, 7개는 15분 이상 걸리는 작업만 리스트업 한다. 사소한 것들을 모두 등록하면 항목이 너무 많아진다.

 

6. 할 일을 프로젝트, 활동 유형, 장소에 따라 분류한다.

 

7. 리스트를 가지치기한다.

목표 달성에 필요 없거나 부합하지 않는 항목은 제거해 리스트 가지치기를 주기적으로 해줘야 한다. 

 

8. 각 항목을 완수하는 데 필요한 시간을 추산한다.

완수되는 데 얼마나 걸릴지를 파악하고, 시간을 배정한다. 너무 넉넉하게 시간을 줄 경우 일이 늘어질 수 있다. 또, 협업/지원이 필요한 경우 그때에 걸리는 소요 시간을 함께 추산한다. 

 

9. 리스트의 모든 항목에 능동형 동사를 붙인다.

- ~~ 하기 => 동기 부여를 위해서

 

10. 다른 사람과 협업해야 할 항목을 구분한다.

다른 사람과 협업해야 하는 항목에는 구체적으로 필요한 자료나 형식 등을 자세히 기록하고, 데드라인도 정해 놓는다. 

 

(5) To Do List 시스템을 유지하는 법

- 자잘한 일은 묶음 리스트로 만들어서 관리한다. 10분 미만이 걸리는 일들은 한 번에 처리할 수 있도록 묶어서 등록하고, 마스터 리스트에는 15분 이상 소요되는 큰 일들만 등록해 관리한다. 가급적 7개가 넘지 않도록

 

- 맥락에 따라 To Do List를 작성한다. 우선순위가 높은 프로젝트라면 프로젝트와 관련된 세부 작업들을 중심으로, 또는 장소에 따라 맥락을 나눴다면 집에서 할 일, 회사에서 할 일 외근지에서 할 일 등으로 나눠 관리해야 한다.

 

- 주간 검토를 실시하라. 주기적으로 검토하지 않고서 그 일들의 진행 상태를 정확히 파악하는 것은 불가능하다. 또, 맥락별로 항목을 정리하는 것도 불가능하므로 정기적(주에 1회)씩 검토를 하며, 1) 마스터 리스트를 관리하고, 2) 하위 작업을 쪼개고, 3) 맥락별 리스트를 만든다. 4) 중요한 과제를 선별하고, 5) 협력이 필요한 일들을 골라낸다.

 

- 꾸준히 하기 / 목표 리스트를 업데이트 하기 => 조금 뻔한 이야기 😩

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솔직히 다 보고 나서 좀 실망감이 드는 게 궁극의 To Do List 만드는 법이 부실했다. To Do List가 필요한 이유나 실패하는 이유는 충분히 상상 가능한데, 그래서 어떻게 만들어야 실패하지 않을지가 궁금했던 건데 앞부분에 힘을 쏟아 서술하고, 뒷부분은 부실하게 소개하고 있다. 하지만, 전혀 참고할 곳이 없는 것은 아니니 조금은 참고해 봐야겠다.