엑셀 기초 - 데이터의 종류와 셀에 데이터 입력/여러 줄 입력/세로입력

작장에서 엑셀을 써야 할 일이 많습니다. 간단한 연락처 리스트를 만드는 것부터, 고객사와 견적을 주고 받을 때, 그날의 매출과 순익을 정리하고, 광고 효과를 파악할 때. 쓸일은 많은데 자주 쓰는 기능 이외에는 잘 몰라 다시 공부합니다. 기왕이면 후배에게도 알려줄 수 있도록 꼼꼼히 정리하려고 합니다.

엑셀 기초 - 데이터의 종류와 셀에 데이터 입력

엑셀을 사용하는 이유는 자동으로 합계를 구하거나 평균을 구해서 작업에 걸리는 시간을 단축하고, 효율성을 높이기 위해서입니다. 그런데, 셀에 데이터를 넣을 때 잘못 넣는다면 계산이 제대로 되지 않아 되려 시간이 걸리는 경우가 있습니다. 이번 포스팅에서는 셀에 들어가는 데이터의 종류와 셀에 데이터를 입력하는 방법을 정리해 보겠습니다.

(1) 셀에 들어가는 데이터의 종류

엑셀의 셀에 들어가는 데이터의 종류는 계산이 불가능한 데이터와 계산이 가능한 데이터 두 가지로 나뉩니다. 먼저 계산이 되지 않는 데이터는 텍스트 데이터로 알파벳, 한자, 한글의 문자열이나 숫자가 텍스트로 인식되는 경우입니다. 계산이 가능한 데이터로는 숫자(음수, 양수, 정수, 통화, 백분율 등)와 날짜, 시간, 논리 값 등이 있는데요. 계산이 가능한 데이터인지, 불가능한 데이터인지를 확인하는 가장 좋은 방법은 별도로 데이터를 왼쪽 맞춤, 오른쪽 맞춤을 통해 확인할 수 있습니다. 

 

따로 설정하지 않았는데도 왼쪽 맞춤으로 표시되는 경우는 계산이 불가능한 데이터이고, 오른쪽 맞춤으로 표시되는 경우는 계산이 가능합니다. 단, 논리 값 TRUE와 FALSE는 가운데 맞춤으로 예외적인 경우입니다.

계산이 가능한 데이터들은 셀과 셀을 더하거나 빼거나 곱하는 등 수식을 입력하면 자동으로 계산이 가능합니다. 아래와 같이 계산이 숫자 32와 50이 들어 있는 두 개의 셀을 더하면 자동으로 82라는 합계가 구해집니다. 

하지만, 숫자로만 표시되어 있어도 계산이 불가능한 경우가 있습니다. 바로 위의 표에서 맨 하단의 <123>이 그 경우인데요. 이것은 숫자의 모양을 하고 있지만, 엑셀에서는 이것을 숫자가 아닌 텍스트 값으로 판단해 계산이 불가능합니다. 숫자로 되어 있는 것을 굳이 텍스트로 쓸일이 있나 싶지만, 아래 표와 같이 버스 번호에 따른 정보를 정리한다고 한다면, 272, 273은 굳이 숫자가 아니어도 상관없습니다. 오히려 이런 경우에 버스의 번호를 숫자가 아닌 텍스트로 사용하는 편이 값을 정렬하거나 숫자가 엉켜 잘못 계산되는 오류를 막는데 도움이 됩니다. 

숫자를 텍스트로 취급하고 싶다면, 셀에 숫자를 입력하기 전에 따옴표(')를 먼저 써주고 숫자를 입력하면 됩니다. 12345를 숫자가 아닌 텍스트로 입력하고 싶다면 '12345를 입력하면 됩니다.  

논리값 TRUE(참), FALSE(거짓) 또한 계산이 가능한 데이터인데요. TRUE는 1, FALSE는 0에 해당하는 값으로 TRUE+TURE=2, TRUE+FALSE=1, FALSE+FALSE=0과 같은 계산이 가능합니다. 수식을 이용해 TRUE, FALSE값이 반환된 결과를 가지고 활용할 수 있습니다.

(2) 셀에 데이터 입력하는 방법

셀에 데이터를 입력하는 방법은 4가지가 있습니다.

 

i. 원하는 셀 선택한 다음 원하는 값을 타이핑하면, 해당 셀에 타이핑 한 내용이 입력됩니다.

ii. 원하는 셀을 더블 클릭한 다음 셀에 커서가 활성화되면 해당 셀에 데이터를 입력할 수 있습니다. 이미 값이 들어가 있는 셀을 수정할 때에도 원하는 셀을 선택하고 더블 클릭하면 커서가 활성화되며 값을 수정할 수 있습니다.

iii. 키보드의 F2 키를 누르고 값 입력하기. F2 키를 누르면 더블 클릭할 때와 마찬가지로 커서가 활성화되면서 값을 입력할 수 있습니다. 더블 클릭과 마찬가지로 이미 들어가 있는 값을 수정할 때에도 F2 키를 누르면 좋은데요. 작성된 데이터의 맨 마지막에 커서가 활성화되기 때문에 내용을 추가하거나 뒷부분을 삭제할 때 편하게 이용할 수 있습니다.

iv. 데이터 입력을 원하는 셀을 선택하고, 수식 입력 줄에 넣고 싶은 값을 직접 할 수도 있습니다. 

(3) 한 셀에 여러 줄로 입력하기

엑셀의 셀에 데이터를 입력하다 보면 데이터가 칸의 크기보다 길어지며 옆 칸의 셀을 덮어 버릴 때가 있습니다. 이런 경우 데이터가 짤리지 않고, 잘 보이도록 하기 위해 셀 한 칸에 두 줄 이상 입력해야 할 때도 있는데요. 윈도우에서는 [ALT+ENTER] 맥에서는 [Command+Shift+Enter]를 누르면 줄 바꿈이 가능해 셀 한 칸에도 여러 줄로 입력이 가능합니다. 

또는 자동 줄 바꿈 기능을 이용할 수도 있습니다. 홈 탭의 리본 메뉴 중 <자동 줄 바꿈> 기능을 이용할 수 있는 것인데요. 

내용이 길어서 오른쪽으로 셀 두 칸을 침범한 텍스트이지만 원하는 셀을 선택한 후 자동 줄 바꿈 아이콘을 클릭해주면, 셀의 너비에 맞춰 자동으로 줄이 바뀝니다.

(4) 셀에 문자 세로로 입력하기

가로 방향이 아닌 세로 방향으로 문자입력이 필요할 때도 있습니다. 세로 방향 문자 입력은 셀 서식 대화 상자를 이용해 입력할 수 있는데요.

 

i. 먼저 세로로 텍스트를 입력해야 할 셀에 원하는 내용을 작성하고, 셀을 선택합니다.

ii. 마우스 우클릭을 하고 나온 메뉴에서 <셀서식> 선택, 또는 단축키 [Ctrl+1] 또는 맥에서 [Command+1]을 눌러 셀 서식 창 활성화 

iii. 셀 서식창이 열리면, [맞춤] 탭을 선택하고, 우측의 방향에서 원하는 각도를 선택

아래와 같이 각도를 -90으로 선택하면, 텍스트가 -90도 회전한 형태로 세로로 표시

90도를 선택하면, 텍스트가 90도 방향으로 회전한 형태로 세로로 표시됩니다. 90도가 아니라도 30도, 45도 등 원하는 각도를 선택해 기울여 표시되도록 할 수 있습니다.