정보 수집 (1)- 뉴스를 모아 보내주는 똑똑한 비서, 구글 알리미

최근 업무량이 증가하면서 어떻게 하면 효율적으로 할 수 있을지 많이 고민하고 있다.

한정된 시간 동안 해야 할 일이 늘어나면 필요한 업무를 하는데 시간을 절약하고자 하다보니 자연스럽게 생산성과 관련된 서비스나 앱에 대해 관심을 두고 적극적으로 활용하게 되었다.

그래서 좀 더 일찍 알았더라면 좋았을 법한 생산성 관련 팁과 앱을 함께 일하는 동료들에게 전해주고 있는데 이를 정리한 내용들을 블로그를 통해 공유하고자 한다.

예전에 홍보팀에서 막내로 일할 때 매일 아침 하는 가장 첫 번째 업무는 신문을 가져오는 것이었다. 하루에 대략 13~15개 매체의 신문이 배달되었는데 그 부피와 무게가 꽤 되어 토요일을 쉬고 출근하는 월요일이면 엄청난 양의 신문을 들고 나르는 게 일이었다.

그래도 그나마 다행이었던 것은 배달된 신문을 한장 한장 넘기며 업계 관련 뉴스를 클리핑하지 않아도 된다는 것이었다. 대신 인터넷으로 관련 기사를 수집했다. 우리 회사와 경쟁사, 그리고 업계에 관련된 뉴스를 모아 전 직원에게 메일로 발송했다.

내가 아는 어느 기업의 비서실 직원은 매주 뉴스를 클립핑해 CEO에게 보고한다. 관련 업계는 물론 CEO가 관심 있어 하는 문화계 소식이나 트렌드, 신작 영화나 신간 도서와 관련된 소식까지 모아 전달한다고 하니 그들의 업무가 만만치 않을 것으로 생각된다. 그런데 이런 기업 CEO들이나 누릴 수 있는 호사를 우리도 누릴 수 있다. 그것도 공짜로. 바로 구글 알리미가 있기 때문이다.

구글 알리미는 유저가 사전에 설정한 관심 주제에 관한 뉴스 등을 모아 메일링 해주는 서비스다. 구글이 무료로 제공하는 서비스로 잘만 이용하면 현재 진행 중인 업무 관련 정보, 업계 트렌드, 관심 주제에 대한 다양한 정보를 가만히 앉아 받아 볼 수 있다.

먼저 구글 계정으로 로그인한다. 구글 계정이 없어도 충분히 사용할 수 있지만 구글 계정이 있다면 더 좋다.

구글은 구글 캘린더/구글 드라이버/구글 킵 등 생산성과 협업에 도움을 주는 다양한 서비스를 제공하고 있으니 계정을 만들어 놓는다면 반드시 유용하게 활용할 수 있다.

구글 알리미 www.google.co.kr/alerts 

다음으로 위의 사이트에 접속한다. 사이트에 접속하면 아래와 같이 검색창이 나오는데, 

그곳에 원하는 검색어를 입력하면 해당 검색어와 관련된 그 날의 뉴스를 모아 발송해준다.

 

요즘 <응답하라 1988>이 이슈가 되고 있으니, 관련 뉴스를 받아 보고 싶다면 <응답하라 1988>을 아래와 같이 검색창에 입력한다. 그러면 검색창 하단에 <응답하라 1988>과 관련된 오늘의 뉴스를 리스트를 확인할 수 있다. 

위의 상태에서 [알림 만들기]를 누르기 전에 옵션을 설정한다.

수신 빈도 - 얼마나 자주 받을지

출처 - 어떤 정보를 받을지 (뉴스 / 블로그 / 웹 / 비디오 /도서 등)

그리고 <언어>와 <지역>을 선택한 후 뉴스를 받을 개수와 어떤 메일 계정으로 받을지를 정한다.

만약 구글 계정으로 로그인한 상태에서 구글 알리미 메일을 수신할 수 있는 계정이 선택되지 않는다면,

구글의 사용자 정보를 수정하는 메뉴에 메일을 받고 싶은 계정을 보조 이메일을 추가해 놓으면

계정 선택이 가능해진다. 

 

 

옵션이 다 설정되었으면 [알림 만들기]를 누른다.

이제 원하는 키워드를 모두 검색창에 입력한다. 원하는 키워드를 모두 입력하였다면, 내 알림 오른쪽 설정버튼(톱니바퀴)를 누른다. 

설정에서는 메일을 받기 원하는 시간과 해당 키워드에 대한 메일을 각각 받을 것인지, 모아서 받을 것인지를 선택할 수 있다. 

예를 들어 원하는 키워드를 [셜록], [응답하라], [무한도전]과 같이 세 개를 설정해 놓으면, [셜록]에 관한 뉴스를 모은 메일 1통, [응답하라]에 관한 뉴스를 모은 메일 1통, [무한도전]에 관한 뉴스를 모은 메일 1통. 총 3통의 메일이 온다.

이때 [설정]에서 아래의 [요약] 박스에 체크를 해 놓으면 [셜록], [응답하라], [무한도전]과 관련된 뉴스를 1통의 메일에 합쳐 보내준다. 나는 개인적으로 오전 11시에 받는 것이 좋을 것 같아 11시로 설정해 놓았다.

위의 과정을 모두 완료하였다면, 이제 매일 자신이 설정해 놓은 시간에 구글 알리미가 보내는 뉴스 클리핑 메일을 받아 볼 수 있다. 평소 뉴스를 검색해 자료를 모으거나 트렌드를 살피는 일이 필요하다면, 매우 유용하다. 비록 우리는 CEO가 아니지만, 구글이 매일 비서처럼 우리가 원하는 뉴스를 크리핑 해준다. 공짜로 비서를 얻은 셈이니 유용하게 사용하면 되겠다.

<설정이 성공적으로 완료되면, 위와 같이 사전에 입력한 키워드 관련 뉴스를 메일로 모아 보내준다.>